Jumat, 05 September 2008

MEMBANGUN POLA MANAJEMEN PENGELOLAAN ORAGANISASI YANG EFEKTIF

Oleh:
Assyari Abdullah
(Anggota HMI Cabang Pekanbaru-Riau)
Disampaikan Pada Intermediate Training
(LK II) HMI Tingkat Nasional
Pekalongan, 18 s/d 26 Agustus 2008




Organisasi Dalam Sebuah Definisi
A. Etimologi
Organisasi (Yunani: organon - alat) adalah suatu kelompok orang yang memiliki tujuan yang sama. Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.
B. Terminologi
 Organisasi secara teminologi diantaranyan adalah :
1. Organisasi Menurut Stoner
    Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-     orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
    Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
C. Bentuk-bentuk organisasi
Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal.
1) Organisasi Formal, organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal √°dalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah,dan universitas-universitas, berbagai organisasi yang memiliki syrat cirri khas organisasi yang diantaranya adanya nama organisasi, azaz tujuan, struktur dan birokeasi yang jelas
2) Organisasi informal, keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal √°dalah pertemuan tidak resmi seperti wirid pengajian, arisan dll. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:
1) Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu(keluarga besar, persatuan persukuan ).
2) Organusasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya harus dikelola secara profesional. Pengelolaan organisasi yang profesional akan membentuk budaya organisasi yang profesionai pula, sebaliknya organisasi yang seadanya dan sekedar amatiran, tanpa pemikiran yang mendalam, sistematis, serta strategis yang tepat akan menghasilkan budaya organisasi yang seadanya dan efektifitas dari pencapaian tujuan organisasi yang kurang baik. Hal ini dapat dilihat dari sudut pencapaian tujuan yang dapat menyimpang dan tidak sesuai dengan visi, misi, dan tujuan, serta target waktu yang lamban dan cepat atau lambat akan ketinggalan malahan bisa menimbulkan kebobrokan dan kebangkrutan.
Organisasi Dan Manajemen Yang Efektif
Efektifitas merupakan suatu konsep yang sangat penting dalam teori organisasi karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan oraganisasi dalam mencapai tujuan nya, tetapi pengukuran efektifitas oraganisasi bukan lah hal yang sederhana, banyak oraganisasi yang berukuran sangat besar dengan bagian dan sifat yang berbeda Sifat organisasi itu sering menjadi tantangan yang tidak mudah diatasi. Yang termasuk dalam katagori ini, adalah pelaku yaitu orang-orangnya, tujuan organisasi itu sendiri, struktur organisasi, teknologi yang diterapkan oleh organisasi, peralatan atau sarana-prasarana yang dipakai, kebijakan yang dituangkan dalam berbagai ketentuan, nilai dan norma serta umur dari organisasi, perserikatan dari pengurus dan anggota , dan keberhasilan dari suatu organisasi juga di tentukan oleh efektifitas dari manajemen yang digunakan

Keefektifitasan sebuah organisasi tergantung pada pola managemen yang digunakan, untuk menciptakan managemen pengelolaan organisasi yang efektif maka dilakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Sebelum mengambil keputusan terlebih dahulu mempelajari setiap permasalahan dengan hati-hati dan tegas dalam implementasinya.artinya dalam mengambil keputusan harus terlebih dahulu paham terhadap permasalahan yang dihadapi
2. Mengangkat karyawan berdasarkan ( cavabelity) kemampuan dan prestasi yang dimiliki. Pola perekrutan karyawan yang dilakukan didasarkan kepada kemampuan dan kejujuran (dapat dipercaya) ini dapat kita lihat dari banyaknya saudara-saudara dari kalangan dalam yang diterima walaupun gagal dalam test.
3. Tidak terlalu terlibat dalam hal kegiatan yang sifatnya rutinitas.
4. Bersama-sama dengan pimpinan lainnya melakukan perencanaan anggaran.
5. Untuk meningkatkan profesionalisme karyawan diadakan kursus/diklat. Diberikannya kesempatan kepada para karyawan untuk mangambil kursus manajemen secara intensif disuatu sekolah manajemen yang bergengsi sehingga mereka dapat berbicara dengan bahasa manajemen yang sama.
6. Melakukan pengawasan dengan mempelajari setiap pelaporan setiap hari.

Keberadaan seoarang pemimpin atau sebuah Negara , seperti yang selalu diungkapkan oleh Kongfucius pada zaman nya, adalah terlahir untuk memenuhi kepentingan rakyat artinya semua kebijakan harus secara arif dan bijaksana Perakteknya selama ini yang terjadi dalam memimpin organisasi menerapkan pola kepemimpinan yang otoriter dimana semua keputusan dalam segala jenis, termasuk administrasi, keuangan dan pemasaran, sampai meneliti tugas yang terkecil pun melalui pimpinan. Pada saat beban kerja makin berat sedangkan pimpinan tidak mampu lagi menjalankan fungsinya karena dimakan usia, baru terasa tekanan dalam pengelolaan organisasi. Ini disebabkan karena para karyawan tidak terbiasa bertindak sendiri, dalam hal ini pimpinan tidak mendelegasikan pekerjaan kepada mereka.
Penerapan gaya kepemimpinan demokrasi yang luas kepada karyawan dalam pengambilan keputusan selalu diserahkan sepenuhnya tanpa melakukan pengawasan. Pengangkatan karyawan berdasarkan nepotisme dalam hal ini mengangkat teman sendiri tanpa mengetahui kualitas dan perilakunya. Pola perekrutan karyawan yang dilakukan pimpinan hanya didasarkan kepada kemampuan intelektual dan kurang memperhatikan segi kejujuran dan kemampuan mengikuti pola/prosedur standard pelaksanaan kerja dan system pelaporan untuk memantau hasil kerja dari tiap-tiap divisi, Sering melakukan perubahan sistem manajemen organisasi berdasarkan kemaun pimpinan puncak.
Rekomendasi yang dapat di kemukakan didalam efektivitas sebuah organisasi dan upaya yang harus dilakukan sehingga organisasi tesebut tetap eksis kedepan adalah sebagai berikut :
a. Adanya Perencanaan sumberdaya manusia dalam organisasi berupa penarikan kebutuhan, proses seleksi (memilih orang yang spesifik kebutuhan), pengembangan para karyawan, penempatan karyawan. Didalam perekrutan karyawan harus didasarkan kepada kemampuan dan kejujuran (dapat dipercaya).
b. Demokrasi perlu ditingkatkan didalam pengambilan keputusan dalam arti apabila mengambil keputusan terlebih dahulu dimusyawarahkan/dikoordinasikan diantara pimpinan-pimpinan menengah dengan pimpinan atas.
c. Pemimpin dalam meningkatkan semangat kerja dan kinerja pegawai haruslah dapat membedakan mana yang urusan pribadi dan urusan pekerjaan (kantor), sehingga pemimpin dapat memberikan motivasi untuk kebijaksanaannya dalam pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi. Dalam arti kata, pemimpin dapat meningkatkan efsinsi, efektiitas dan produktiitas dari semangat kerja dan kinerja pegawai dalam mewjudkan tujuan yang diinginkan dari pemimpin suatu organisasi.
d. Perlunya ide-ide kreatif yang datang baik dari karyawan sendiri maupun dari pimpinan.
e. Diusahakan sedapat mungkin jangan terlalu sering mengadakan perubahan-perubahan terhadap system kerja sehingga tidak membingungkan para karyawan.
f. Perlunya diberikan penghargaan kepada para karyawan yang berprestasi baik itu berupa insentif maupun promosi jabatan.
g. Manusia (karyawan) selalu beperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi perencana, pelaku, dan penentu tercapainya suatu organisasi. Tujuan organisasi tersebut tidak mungkin tercapai tanpa peran manusia, arti kata faktor manusia tetap akan sangat menentukan (memanusiakan manusia). Sehingga perlu adanya pendidikan dan latihan merupakan salah satu faktor yang penting dalam pengembangan karyawan. Pendidikan dan latihan tidak saja menambah pengetahuan, akan tetapi juga meningkatkan keterampilan kerja dengan demikian juga meningkatkan produktivitas kerja.
h. Semangat kerja karyawan merupakan bagian penting dari manajemen personalia dalam rangka pencapaian tujuan organisasi dan tujuan karyawan itu sendiri. Semangat kerja yang menurun akan mempengaruhi produktivitas kerja dan kelangsungan hidup perusahaan. Adapun sebab-sebab menurunnya semangat kerja karyawan antara lain:
- Upah yang terlalu rendah
- Insentif yang kurang terarah
- Lingkungan kerja yang kurang baik, dan sebagainya.
Disamping itu perilaku juga mempengaruhi efektivitas sebuah organisasi. Perilaku ini meliputi antara lain; keja sama, tindakan-tindakan protektif, gagasan konstributif, pelatihan diri, sikap-sikap yang menguntungkan.
Karakteristik organisasi juga mempengaruhi evaluasi kinerja. Struktur organisasi menentukan siapa yang memiliki tanggungjawab atas penilaian. Dalam struktur yang menghargai rantai komando, individu sendirilah yang melaksankan penilaian. Iklim organisasional-lingkungan internal organisasi meliputi komunikasi, imbalan, kepemimpinan, dan proses penentuan tujuan
Manajemen Organisasi Ideal
Organisasi sebetulnya mirip suatu makhluk hidup. Mengapa? Karena organisasi adalah kumpulan manusia. Manusia yang bersatu untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu kita tidak bisa memandang organisasi sebagai benda mati yang bisa diperlakukan seenaknya. Diperlukan suatu perawatan khusus agar organisasi tetap hidup dan berkembang.
Berangkat dari pemikiran itu, prinsip-prinsip manajemen organisasi sesungguhnya adalah manajemen orang-orang didalamnya. SDM merupakan faktor paling penting dalam keberlangsungan hidup organisasi. Manusia adalah pendiri, perancang, pekerja, pengamat, pengkritik, pemutus suatu organisasi. Tanpa mereka tidak ada organisasi. Oleh karena itu konsep manajemen organisasi ideal haruslah berpusat pada manusia.
Setidaknya ada tiga hal yang merupakan prinsip pokok dalam manajemen, yakni planning, actuating, dan controlling. Prinsip-prinsip pokok ini harus dilakukan dengan melibatkan organ-organ dalam organisasi .
1. Planning
Planning/perencanaan adalah hal utama yang harus dilakukan dalam manajemen. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang "begin from the end". Kita tetapkan tujuan bersama yang ingin dicapai. Tujuan adalah pelita yang menunjukkan jalan bahkan di kegelapan malam. Tetapkan visi dan misi organisasi. Yang penting adalah penetapan tujuan, visi, dan misi organisasi ini harus dilakukan bersama-sama. Minimal tidak dilakukan sendirian. Memang pada umumnya sebuah organisasi didirikan dengan seorang/beberapa tokoh kunci sebagai pemberi konsep. Tetapi konsep itu mutlak harus diketahui oleh tiap orang dalam organisasi agar terdapat kesamaan persepsi. Konseptor tidak mungkin berjalan sendirian dalam perjalanan organisasi.

Jangan ragu dalam menetapkan tujuan, visi, dan misi. Seorang yang bermimpi besar dan berusaha keras mewujudkannya namun tidak bisa lebih baik daripada orang yang bermimpi kecil dan bisa mewujudkannya. Walaupun tidak dicapai, dengan bermimpi besar maka langkah kita pun akan besar. Lagipula orang yang bermimpi besar dalam pencapaiannya melebihi orang yang bermimpi kecil.

2. Actuating

Actuating/pelaksana an adalah roh dari organisasi. Hanya omong kosong jika perencanaan tidak diikuti dengan aksi yang sesuai. Implementasi adalah sama pentingnya dengan perencanaan. Tanpa pelaksanaan yang baik rencana akan hancur berantakan tanpa sempat mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu adanya pendelegasian yang tepat untuk suatu tugas tertentu. Serahkanlah suatu hal pada ahlinya. Jika ditangani ahlinya tentu suatu persoalan akan selesai lebih cepat dan hasilnya pun baik.

Untuk menunjuk orang yang tepat di tempat yang tepat perlu adanay komunikasi terus menerus antara anggota organisasi. Dengan adanya komunikasi dan silaturahmi, kompetensi seseorang seringkali akan dapat diketahui. Selain itu komunikasi sangat penting dilakukan antara planner dan actuator. Komunikasi penting untuk menyelaraskan antara keinginan perencana dengan pelaksana. Agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengganggu jalannya organisasi
Rencana bisa berubah di tengah jalan jika ternyata pada pelaksanaannya terdapat situasi yang mendesak. Oleh karena itu pelaksanaan haruslah bersifat fleksibel tanpa keluar dari jalur tujuan yang hendak dicapai. Orang mengatakan ‘banyak jalan menuju ke Roma’. Begitupun dengan action(pelaksanaan) , ia harus bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi. Bukan mengalir dengan arus bukan pula melawan arus tetapi berusaha membelokkan arus perlahan-lahan ke arah yang kita kehendaki.
3. Controlling
Controlling adalah kunci dalam manajemen. Walaupun pendelegasian adalah hal yang mutlak dalam organisasi, tetapi pendelegasian bukanlah berarti menyerahkan segala urusan tanpa kendali. Seorang yang buta niscaya akan dapat berjalan dengan normal jika diberitahu jalan yang harus dilewatinya. Begitupun orang-orang dalam organisasi, seburuk-buruknya sistem manajemen jika ada kontrol dan umpan balik yang rutin dilakukan maka hasilnya masih dapat diterima.

Selain yang tiga diatas masih ada dalam persi lain mengatakan bahwa manajemen dalam komunikasi itu meliputi antara lain :
1. Menurut Hendry Fayol, manajemen organisasi itu antara lain : Planing, Organizing, commanding, coocrdinating dan Controling
2. Menurut GR. Terry : Planning, Organizing, Actuating, dan Controling
3. Menurut H. Koontz dan O' Donel : Planning, Organizing, staffing, directing, controlling
Ada suatuhal yang perlu diingat bahwa harus lah ada sistem reward and punishment dalam manajemen organisasi. Orang yang berprestasi patut diberi penghargaan dan sebaliknya orang yang melakukan kesalahan sebaiknya diingatkan untuk tidak mengulangi kesalahannya. Ini penting sebab sistem ini akan memacu orang-orang dalam organisasi untuk mengeluarkan kemampuan terbaiknya karena merasa dihargai. Hargai prestasi sekecil apapun dan jangan biarkan kesalahan sekecil apapun. Segala sesuatu yang besar dimulai dari yang kecil. Kita harus tegas dalam hal ini. Ini semua dilakukan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Tidak melenceng dari sasaran apalagi menetapkan sasaran seenaknya.
Tetapi ada hal yang penting namun seringkali terlewatkan oleh banyak manajer organisasi. Yakni pentingnya menyentuh hati manusia dengan hati lagi. Ya, cinta seringkali dilupakan dalam manajemen organisasi. Ada dua hal yang bisa membuat orang total dalam suatu hal, yakni adanya keuntungan dan cinta. Orang bilang cinta itu buta. Jika orang telah merasakan cinta dia akan melupakan kelelahan, kesusahan, penderitaan yang diperoleh dan akan mencurahkan segenap waktunya untuk hal yang dicintainya. Jangan ragu-ragu bagi manajer utnuk melakukan pendekatan personal untuk orang-orang dalam organisasi seperti menjenguk jika ada yang sakit, menanyakan kabar, memberi hadiah, melontarkan pujian, dan sebagainya. Perhatikan kebutuhannya dan berempatilah terhadap kesusahannya. Hal-hal ini mungkin kedengarannya remeh tetapi sebenarnya ini solusi yang jitu bagi manajemen organisasi. Cinta akan menjadi perekat yang sangat kuat bagi keutuhan organisasi
Manajemen pengelolaan organisasi yang efektif kan menghasilkan kenerja anggota yang baik begitujuga dengan tujuan organisasi akan terrealisaikan dengan baik pula. Adapun indicator kinerja adalah ukuran kuantitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujaun yang telah itetapkan dengan memperhatikan indicator masuk (Input), Keluar (Output), hasil ( outcomes), manfaat ( benefit), dan dampak (infacts)

1 komentar:

coretan kai mengatakan...

mantap bos...
kapan bisa ketemu lagi
oh ya saya mengucapkan...
Minal aidin walfaizin..
mohon maaf lahir dan batin...
Mat Idul Fitri